Alles wat je altijd wilde weten over tenderteams en winnen
Hoe komt Mobilis aan al die gave projecten zoals Station Amsterdam-Zuid, A27 Noord, Sluis Eefde en RWZI Tilburg? Het antwoord is kort: Door het winnen van een tender. Een intrigerend traject waarin analyse, strategie, schrijven, overtuigen en winnen centraal staan. Een tipje van de sluier opgelicht, want aanbesteden gaat ook gepaard met mysterie.
Zo’n aanbestedingstraject kost zomaar een jaar en dan is al het nodige voorwerk gedaan. Wat is belangrijk? Welke rol speelt EMVI? Winnen is gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar verliezen doet een tenderteam niet graag. Het aanbestedingstraject gebeurt grotendeels achter gesloten deuren. Vertrouwelijkheid is belangrijk, maar wat nog meer? Q&A over de rol van EMVI. Kirsten, Cora en Ingrid geven antwoord.
EMVI?
Cora: ‘EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Aanbieding. De partij met de beste prijs/kwaliteit-verhouding – kortweg BPKV - wint de opdracht en mag een project uitvoeren. Bij Mobilis ligt de nadruk op civiele projecten en dat kan infra, water, energie of industrie zijn. Je aanpak hangt af van de opdrachtgever die de tender in de markt zet, zoals Rijkswaterstaat, TenneT, waterschap of provincie.’
En wat vinden opdrachtgevers belangrijk?
Ingrid: ‘De prijs speelt vaak een belangrijke rol, maar vaak ook hinder, duurzaamheid en samenwerking. Wat precies een rol speelt staat altijd in leidraden die per tender verschillen. Een belangrijk deel van je werk is de opdracht te doorgronden. Wat is écht belangrijk, wat is de vraag achter de vraag.’
Kirsten: ‘Waarom vindt de opdrachtgever bepaalde onderwerpen belangrijk en wat speelt er nog meer. Een goede analyse van de opdracht is essentieel. Alleen als je precies begrijpt wat er speelt rondom een uitvraag maak je kans om te winnen. Ik vind die analyse-fase het leukste. Grip krijgen op de vraag en dan het team enthousiast krijgen voor je aanpak. Dat geeft vleugels.’
Wat maakt Mobilis aantrekkelijk?
Kirsten: ‘Tenderen is echt teamwork en vooral hard werken met een keiharde ‘deadline’. Bij Mobilis is bewust gekozen voor een brede invulling van het EMVI-team. Dat betekent dat je zowel strategie bepaalt en uitwerkt, maar ook schrijft en reviewt. In de praktijk betekent dat brainstormen, overleggen, interviewen, vergaderen, afstemmen en verzamelen. Regelmatig in combinatie met dialooggesprekken of audits om te checken hoe teams samenwerken en vraagstukken oplossen. Een goede ontwikkeling.’
Kan Kunstmatige Intelligentie/AI EMVI overnemen?
Kirsten: ‘Nee, dat zie ik niet gauw gebeuren. AI kun je het wel goed gebruiken als hulpmiddel, bijvoorbeeld om snel te zoeken of als een stuk inspiratie bij maatregelen. Wij hadden bij Mobilis een van de eerste AI-tools om in een afgeschermde omgeving plannen te doorzoeken. Je moet jezelf constant blijven uitdagen en de lat hoger willen leggen, want EMVI-ontwikkelingen gaan razendsnel, denk aan trends op het gebied van emissieloos materieel, circulariteit, klimaatadaptie en risicobeheersing.
Hoe pak je zo’n tenderproces aan?
Ingrid: ‘Dat begint al ver voor de daadwerkelijke tender. We brengen in kaart welke factoren een rol spelen zoals omgeving, buren, politiek, media en financiën. Kennis die je nodig hebt om meerwaarde te creëren. Dat combineren met de kracht van je eigen organisatie om te weten waar je sterke punten liggen.’
Cora: ‘Grote complexe opdrachten doe je eigenlijk altijd in combinatie, dus samen met andere bouwpartijen. Vaak zijn dat partijen waar Mobilis vaker mee samenwerkt. Andere keren werk je samen met adviesbureaus, architecten of verkeersexperts. En uiteraard kijken we naar de samenstelling van de teams. De juiste mensen op de juiste plek bepalen je succes.’
Wat gebeurt er nog meer bij een tender?
Ingrid: ‘Regelmatig verzorgen we ook de Start-up van een tender met de formele start en halverwege een samenwerkingsdag om te kijken waar nog knelpunten liggen. Het is daarnaast belangrijk om plannen goed te reviewen en steeds te verbeteren. Stap voor stap werken we naar een gouden of zelfs platina-versie.’
Cora: ‘Ongeveer een derde van je tijd gaat zitten in schrijven, schrappen, herschrijven en meelezen. Fijnslijpen en indikken vind ik best lastig. Vaak mogen plannen niet meer dan drie of vier kantjes A4 zijn. ‘Kill your darlings’. Bijna altijd heb je teveel tekst om uit te leggen waarom juist wij de beste partij zijn voor dit project. Nu ben ik al ruim een jaar baselinemanager bij de A27 Noord, waar ik ook was betrokken bij de tender. Het is waardevol om je kennis van de aanbesteding te kunnen inbrengen bij de uitwerking van een project. Dat is best uniek bij Mobilis.’
Allen: ‘Tenderen draait natuurlijk ook om winnen. Dat is het magische moment. Helaas kan je niet altijd winnen. Daar kan je ook stevig van balen. Het is altijd wel gedeelde euforie of gedeelde smart.’
Wil jij ook werken voor een slimme verbinder?
Bekijk onze vacatures!