Hoe bouw je een tenderteam?
'Zoals de race Parijs-Dakar'
De Kick-Off van een tender. Het is D-Day, de dag dat de aanbesteding officieel begint en het tenderteam van start gaat. Als een snelkookpan gaat zo’n proces borrelen en bruisen tot het moment van ‘indienen’. Winnen staat voorop. ‘Tenderen is topsport. Ik zie het als de race Parijs-Dakar. Het is een wedstrijd met enorm veel uitdagingen en jij zit aan het stuur om de eindstreep te halen.’
‘Dat betekent veel kiezen. Links om of juist rechts af. Afremmen of juist plankgas. Eenmaal gekozen, moet je koers houden. Stick to your plan. Maar dan moet je wel een strategie kiezen en een goed plan hebben.’ Tendermanager Jeroen Pastink van Mobilis houdt van de pieken en dalen, onverwachte omstandigheden en tegenslagen. ‘Alleen het beste team wint. Dat maakt een perfecte voorbereiding en een excellent team cruciaal.’ De race wordt elk jaar in januari gereden. Jeroen blijft in die periode op tot in de late uurtjes en laat zich graag inspireren door Parijs-Dakar, maar houdt vooral van winnen.
Terug naar de Kick-Off. Het begin van de wedstrijd. Zet een tender-coördinator, ontwerper, calculator, geo-techneut, duurzaamheidmanager en veiligheidscoördinator bij elkaar. Voeg daar omgevingsmanagers, procesmanagers, risicomanagers en contractmanagers aan toe. En vergeet de project- coördinator en technische manager niet. Hun input is allemaal hard nodig voor een gedegen ontwerp en fasering van elke brug, tunnel, spoorviaduct of waterzuivering. Maar als je experts bij elkaar zet is het niet automatisch een geolied team. ‘Juist de team-spirit zorgt voor een winnende tender. Niemand kan alleen beslissen en toch moet je steeds vooruit. De ‘deadline’ om je plan in te dienen is keihard.’
Het project ‘voelen’. Meten en rekenen aan de techniek is belangrijk bij een infra-project, maar de omgeving en de omstandigheden zijn minimaal even belangrijk. Om ‘gevoel’ te krijgen bij de tekeningen en documenten begint Jeroen bij voorkeur op locatie. ‘Pas als je buiten staat, besef je de complexiteit. En er spelen altijd meer factoren dan je denkt.’
Judith Kastelijn is tenderstrateeg en teamcoach. Zij is ervan overtuigd dat je het proces van samenwerken kan versnellen. ‘Dat begint met kennismaken en het ijs breken, want lang niet altijd kent iedereen elkaar. Ik hou van een informele setting en laat groepen graag iets ‘doen’ om elkaar te leren kennen. Het allerbelangrijkste is een open sfeer en vertrouwen. Alles moet bespreekbaar zijn en op tafel komen. Als dat niet gebeurt, is de winkans meteen kleiner.’
Het team op koers houden, is een van de belangrijkste taken van de tendermanager. Jeroen: ‘Tijd is daarbij de beperkende factor.’ Eén troost. Alle partijen die meedingen hebben te maken met dezelfde harde deadline. Ruimte om af te dwalen is er niet. De inspanning van het hele team zit uiteindelijk in één (digitale) envelop, die precies op tijd bij de opdrachtgever moet zijn. De eindstreep is gehaald, maar je weet nog niet of je hebt gewonnen. De uitslag volgt meestal pas een paar weken later. ‘Dat moment is altijd spannend; Ja!!! Of toch nee.’ Er kan maar een partij winnen. De euforie om een tender winnen is groot. ‘Daar doe je het voor. Ook al besef je dat het echte werk ‘buiten’ dan nog moet beginnen.’
Schijver: Ingrid Koenen
