Pionieren met twee fasen: ‘Samen, flexibel en transparant’
Alle kaarten liggen open op tafel bij de OVT Zuidasdok en A27 Houten - Hooipolder. Beide mega-projecten werken met de 2-fasen aanpak. Wat betekent dat in de praktijk?: ‘Denk in oplossingen op basis van vertrouwen. Alles is transparant en open boek; ook offertes van strategische partners zoals onderaannemers en leveranciers. Even wennen, maar zeker de moeite waard. Deze kennis mag niet verloren gaan.’
Actief kennis delen en ervaring overdragen is essentieel nu de eerste stappen zijn gezet binnen met de 2-fasen-aanpak. ‘Het team en de ambities in samenwerking staan voorop. Het is belangrijk om positieve ervaringen vast te houden. Opnieuw te gebruiken en te verbeteren. Ruimte voor missers hoort erbij. Van fouten leer je’, weten Erik van Weesep, Rick Pattipeilohy, Cora van de Poppe en Peter Luitjens uit ervaring. Erik en Peter trekken aan de touwtjes bij OVT, combinatie Nieuw Zuid (Mobilis, Boskalis, Van Gelder) als projectdirecteur en technisch manager. Rick en Cora werken aan de A27HHN binnen consortium De Groene Waarden (Besix, Mobilis, Van Gelder, Mourik) als projectdirecteur en procescoördinator twee fasen. Het spoorproject bij station Amsterdam Zuid zit inmiddels in de tweede fase.
Ervaring 1 - Open boekhouding en flexibileit
Rick: ‘Het loont de moeite om te investeren in het team van opdrachtgever en opdrachtnemer. Inderdaad één integraal projectteam dat samenwerkt vanuit één locatie. Bij de A27 hebben we een samenwerkingsweek georganiseerd in een oud fort. Samen doorgronden, brainstormen met een ‘serious game’ en echt kennis maken. Iedereen heeft een handtekening gezet onder het Samenwerkingspact van de Groene Waarden. Zo gaan we komende jaren samenwerken met een nieuwe invulling voor bestaande rollen. De vibe is goed. En nu volhouden.’
Erik: ‘Bij OVT lag er al een ontwerp voor de brede onderdoorgangen onder de Ring A10 dat we in de eerste fase samen hebben uitgewerkt. Het is een complex project met een complexe historie. Je móet elkaar vertrouwen en samen verder met een basisplan. Dat is best buiten de comfortzone van het hele team. Aanvankelijk wilde ZAD ons niet voor de voeten lopen. Vanuit goede intenties bleek dat averechts te werken. Al snel kwam alles op tafel. Oud gedrag met wantrouwen en een wij/zij-cultuur is je grootste risico. ‘Ja, maar’ moet plaatsmaken voor denken in oplossingen.’
Ervaring 2 - Kies je team zorgvuldig en investeer in samenwerking
Peter: ‘Zet je beste experts bij elkaar en je hebt binnen een uur voor elk probleem een slimme oplossing. Maar die moet dan wel passen in het grote plaatje. Elke kleine wijziging kan toch grote gevolgen hebben in de brede context. Dus tegelijk is de basis: Elkaar niet verrassen, elke stap uitleggen en elkaar in elke stap meenemen. Het klinkt misschien omslachtig, maar het is de enige manier om een project te doorgronden en succesvol verder te komen richting de tweede fase met een soepel lopende uitvoering.’
Ervaring 3 - Veel beter doorgronden van onzekere factoren
Erik: ‘Het loont de moeite om relatief veel energie te steken in de eerste fase. Op basis van het ontwerp samen kansen en risico’s te doorgronden. Met aparte experttafels zijn de onzekerheden uitgewerkt en zover als mogelijk ingekaderd. Benut de eerste fase om de toprisico’s goed door te spreken en bespreek ook optimalisaties die geld besparen. 100% zekerheid heb je in een bouwproject nooit, maar ook dat kun je benoemen en vastleggen.
Ervaring 4 - Investeren in fase 1 loont voor fase 2
Cora: ‘Dankzij de 2-fasen aanpak kunnen we risico’s en de impact van eisen en projectspecifieke omstandigheden goed met elkaar doorgronden voordat we tot een definitieve prijs en planning komen. We zien hierdoor dat de prijs zich snel kan ontwikkelen gedurende Fase 1. Dit komt doordat de daadwerkelijke kosten van een project in fase 1 aan het licht komen, in plaats van tijdens de realisatiefase middels VTW’s of verlies opdrachtnemer. We moeten leren omgaan met de verplaatsing van de prijsontwikkeling naar fase 1 en ons inspannen om die prijsontwikkeling zo goed mogelijk te beheersen.’
Rick: ‘We weten inmiddels uit projecten in uitvoering dat de intensieve samenwerking en gezamenlijke prijsvorming in fase 1 zich wel loont. Projecten in fase 2 verlopen voorspelbaar en kennen nagenoeg geen prijsstingen. Bovendien kunnen we door deze fase-aanpak beter bijsturen, nog voordat er een schop in de grond gaat. Doordat we in fase 1 al grip krijgen op de daadwerkelijke kosten, kunnen we andere keuzes maken. Samen met alle betrokken partijen zoeken we naar best-for-project oplossingen, waarbij we rekeningen houden met ieders belangen.’
Ervaring 5 - Twee fasen-aanpak lijkt qua samenwerken op bouwteams
Gezamenlijke conclusie: ‘Klopt, bouwteams met twee fases en vergaande samenwerking doen we al jaren. Denk aan de bouwteams bij de RWZI’s zoals Weert, Panheel, Tilburg en Zwanenburg. Denk aan de alliantie bij de onderdoorgang in Geldermalsen en de aanpak van Oranje Loper in Amsterdam. En inmiddels hebben we ook de nodige ervaring met omvangrijke projecten zoals OVT en A27HHN. En niet te vergeten aan NEC4 bij de Oosterweelknoop in de Ring Antwerpen. Bouwen is mensenwerk. Dat blijft zo, maar door anders samen te werken kom je tot betere oplossingen en verloopt het proces soepeler.’
Zeven praktische tips van 2-fasen-experts:
- Samen werken aan samenwerken: Investeer in teamsamenwerking, leer elkaar goed kennen
- Vertrouwen moet groeien: wees open en transparant
- Formuleer gezamenlijke projectambities en respecteer verschillende belangen
- Verschil van mening is niet erg, als het team ze maar ‘best for project’ oplost
- Kijk samen naar kansen en risico’s: zorg voor een werkbare verdeling
- Zorg voor korte lijnen: Ga samen in één locatie/keet zitten
- Vier successen!
